Como contatos são criados automaticamente?
Contatos e Clientes — atualizado em 02/10/2026
Boa parte dos contatos entra na sua base sem você digitar nada. Vale saber por onde eles chegam — e como o sistema evita duplicados.
Pelo agendamento público
Quando alguém agenda pelo seu link público:
- Informa nome, e-mail e WhatsApp (e CPF, quando o link cobra por Mercado Pago, Asaas ou InfinitePay)
- O sistema procura esse e-mail na sua base
- Se já existir, o agendamento é vinculado ao contato existente e os dados são atualizados
- Se não existir, um novo contato é criado na hora
O trabalho aparece no Fluxo de trabalho e na Agenda já vinculado a esse contato.
Pelos formulários
Quando alguém responde um formulário público seu, o contato é criado como lead, com a origem registrada (qual formulário trouxe aquela pessoa). Ele aparece na aba Leads e pode entrar no seu funil.
Se o e-mail já existir na base, o sistema atualiza o contato existente em vez de criar outro — preservando o tipo e o histórico que já havia.
Pelo Fluxo de trabalho
Ao mover para Agendado um card cujo contato ainda está marcado como lead, ele vira cliente automaticamente, com o aviso "Lead convertido". O contato é o mesmo de antes: muda apenas a classificação.
Pelo seu WhatsApp conectado
Quando alguém escreve no WhatsApp que você conectou à plataforma, o sistema primeiro procura esse telefone na sua base (com DDD, e entendendo o número com ou sem o 9).
- Se o telefone já é de um contato seu, a conversa é ligada a ele. Nenhum contato novo e nenhum card novo são criados, e nada do que você já cadastrou é alterado.
- Se o telefone é de mais de um contato (por exemplo, a família usando o mesmo número), nada é ligado automaticamente: você escolhe na conversa.
- Se o número é novo e você ligou Criar card para novos contatos, a IA lê as primeiras mensagens e só cria o lead quando a pessoa está de fato pedindo um serviço de fotografia (preço, data, orçamento). Um simples "oi" espera a próxima mensagem. Fornecedores, empresas oferecendo serviço, colegas e conversas pessoais não viram lead.
O card do lead nasce com um título que diz o que a pessoa quer, como Ensaio família Valsy - Rio de Janeiro ou Casamento Dani - Niterói, na coluna que você escolheu nas configurações do WhatsApp IA.
⚠️ Depois que o card existe, a IA só preenche o que está vazio e só enquanto ele está nas colunas de lead. Se você mudar o título, preencher um campo ou mover o card para outra coluna, ela não mexe mais nele. Card criado por você e trabalho já agendado nunca são alterados.
💡 Criar card para novos contatos vem desligado. Para ligar, vá em Configurações → WhatsApp → Destino dos novos contatos, ligue a opção, escolha o fluxo e a coluna e clique em Salvar configurações. Desligada, as conversas continuam chegando normalmente e só os cards deixam de ser criados.
Como o sistema evita duplicados
A chave de identificação é o e-mail. Duas pessoas com o mesmo e-mail são tratadas como o mesmo contato.
⚠️ Por isso vale conferir de vez em quando: um cliente que agendou com o e-mail pessoal e depois preencheu um formulário com o e-mail do trabalho vira dois contatos. Nesse caso, junte os dados no cadastro que você quer manter.
⚠️ Antes de excluir um contato, confira se ele tem agendamentos: excluir um contato apaga também as reservas do link de agendamento vinculadas a ele, e isso não tem volta.
💡 Na prática, isso significa que você nunca perde um lead: todo agendamento e todo formulário respondido vira contato registrado, com origem e data, pronto para o acompanhamento.